Mevzuata Uyum Mesleğinde Soruşturmalar

Birçok meslektaşımın kariyerinde karşılaştığı gibi, soruşturmalar ve incelemeler aslında mesleğimizin ayrılmaz bir parçasıdır. Başlangıçta zorlayıcı görünseler de, bu süreçleri doğru anlamak ve yönetmek, kariyerinizi şekillendiren en önemli deneyimlerden biri olabilir. Daha önce mevzuata uyum mesleğinin, her gün cebinizde en iyi ihtimalle istifa dilekçesi ile ofise gelmeniz gereken bir iş olduğunu söylemiştik. Bunun bir diğer boyutu ise adli ve idari soruşturmalardır. Rutin bir denetim ziyaretinden daha yoğun, fakat sanık sandalyesinde olduğunuz bir mahkeme oturumuna göre daha az rahatsız edici olan bu soruşturmalarla meslek hayatınız boyunca en az bir kere karşılaşmanız oldukça olasıdır. (Şanslıysanız kariyerinizin başında böyle bir durumla karşılaşır, bunun nasıl bir şey olduğunu anlar ve mesleğinizi icra ederken şans, kaza, duygu gibi faktörleri elimine etme gereğini iliklerinize kadar hissedersiniz.)

Öncelikle şunu kabul edelim: bir denetim silsilesinde her ne kadar “sorularına cevap verilen” kişi olsanız da, zaman zaman “sorulara cevap vermekle yükümlü” kişi de olacaksınız. İşin doğası gereği en riskli muhatabınız genellikle devlet kurumlarının temsilcileri olacaktır. Yaptıklarınızın sorgulanacağı, işe yaklaşımınızdan dosya kalitenize kadar birçok gerekli ya da gereksiz soruyla karşılaşacağınız; hatta potansiyel bir adli soruşturmada gardening leave denilen, yani “soruşturmanın selahiyeti için uzaklaştırma” uygulamasına tabi tutulabileceğiniz stresli dönemler yaşayabilirsiniz. Bütün bu süreçlerin sonunda hayatınız bir daha eskisi gibi olmayabilir. Ancak bu süreci daha güçlü ve karizmatik bir meslek lideri olarak atlatmanız da mümkündür. Bu sonuç tamamen olmasa da büyük ölçüde çalışma şeklinize bağlıdır.

Soruşturma veya bilgi talebinin önemine göre, öncelikle düzenleyici-denetleyici kurum tarafından size resmi bir talep yazısı gönderilir. Bu bilgi talebi sadece sizin sağlayacağınız verilerle sınırlı olabileceği gibi, diğer birimlerin de aktif katılımını gerektirebilir. Doğru yapılandırılmış bir ekip hem size hem de çalıştığınız kuruma ciddi zaman kazandırır. Dikkat etmeniz gereken bir husus da şudur: sizden talep edilen bilginin niteliği ne olursa olsun, kuruma sunacağınız bilgi, belge ve elektronik kopyaların belirli bir düzen içinde olması gerekir. Aksi halde, daha en başında gerekli özeni göstermeyen bir mevzuat uyum profesyoneli olarak kötü bir izlenim bırakır ve çalışmalarınızın da benzer şekilde yetersiz olduğu yönünde —haklı olsun veya olmasın— bir önyargıya sebep olabilirsiniz. Siz işin içindesiniz ve detayları biliyorsunuz; ancak karşı taraf bilmiyor olabilir. Ayrıca ortada belki bir dolandırıcılık vakası gibi çok ciddi bir konu vardır. Bu nedenle dosya standartlarınız mutlaka üçüncü taraflarca kolay anlaşılır, düzenli ve akıcı şekilde yapılandırılmalıdır.

Bir diğer husus, mesleğinizin icrası boyunca yaptığınız tüm işlemlerin, aldığınız tüm kararların ve hatta profesyonel iletişimlerinizin mutlaka yazılı olarak belgelenmesidir. Sadece karşılıklı imzalanan anlaşmalar değil; bazen bir e-posta çıktısı, hatta bir toplantı sonucunda kişisel defterinize aldığınız kısa bir not bile zamanı geldiğinde işinize yarayabilir. Bu durum, örneğin bir kara para uyum görevlisi olarak size yapılan iç bildirimdeki bir tipolojinin şüpheli işlem olup olmadığına nasıl karar verdiğinizle ilgili metodik bir süreç olabileceği gibi, dahili bir dolandırıcılık soruşturmasında “yazılı ortama geçirilmesi istenmeyen” küçük bir bilgi kırıntısı ile de ilgili olabilir. (Unutmayın: yazılı olması istenmeyen çoğu şey ya firma ya da sizin yararınıza olmayacaktır.) Firmanın iç politikaları gereği her kaydın kolaylıkla oluşturulamayacağını ve kaynak sınırlamalarını kabul ediyorum; ancak diğer tüm mesleki vasıflara sahip olup da haklılığını yazılı kanıtlara dayandıramayan meslektaşlarımın başına pek hoş şeylerin gelmediği hususunda sizi uyarmalıyım. Temel ilke: Yazılı değilse, yapılmamıştır.

Konuyla ilgili metodik bir eğitim almamış çoğu kişinin bu tür soruşturmaları aşırı heyecan verici ve korkutucu bulması doğaldır. Ön hazırlığınız size verilen ve sizden talep edilen bilgiler kapsamında olacaktır. Çoğu zaman da bu hazırlık bilerek yetersiz bırakılacaktır. Hiçbir kurum, her sorusuna anında cevap verebilen kişileri sevmez. Uluslararası yükseköğretim sınavlarında olduğu gibi bazı soruların cevapları kurum tarafından önceden bilinir. Bu sorular, mesleğinizin en önemli özelliklerinden biri olan dürüstlüğe sahip olup olmadığınız konusunda karşı tarafa ipucu verecektir.

Burada tekrar vurgulanması gereken husus, mesleğin her zaman istifa mektubunuzu cebinizde taşımanızı gerektiren bir karaktere sahip olmasıdır. İş yerinde sizden beklenen dürüstlük seviyesi; firmanızın, patronların, yatırımcıların, ortakların, raporlama yaptığınız müdürün ve diğer birimlerdeki iş arkadaşlarınızın beklentileriyle her zaman (bazen hiçbir şekilde) uyumlu olmayabilir. Bu durumda, mesleki prensiplerden vereceğiniz küçük tavizlerin sonunun olmadığını acı tecrübelerle öğrenebilirsiniz. Eğer bu noktayı kafanızda tam oturtamıyorsanız, her gün kahve molasında sohbet ettiğiniz arkadaşınız, sizi işe alan İK direktörü veya size her zaman sıcak ve yardımsever davranan genel müdürle ilgili bir dolandırıcılık soruşturmasında, hataya yer bırakmayacak derecede aleyhte kanıtlarla karşılaşana kadar bekleyin! Takdir edersiniz ki olayın önemi arttıkça yaşanacak stres de artacaktır.

Mesleki anlamda sorgulayan bir bakış açısı sadece karşılaşacağınız sorunlar için değil, üstlerinizle ilişkileriniz açısından da faydalıdır. Aynı birimde çalışsanız ve hiyerarşide en altta olsanız bile, üstlerinizin her zaman doğruyu yapmayabileceğini ve yalan söylemeseler dahi gerçeği tahrif edebileceklerini bilmelisiniz. Bu nedenle bilgi ve deneyim açısından sizden ileride olsalar da dürüstlük anlamında —istemeseniz bile— onların çok önünde olabilirsiniz. Daha da önemlisi, onların sizin dürüstlüğünüze zarar veremeyecek olmasıdır. (Ne demiştik: istifa mektubunuz her zaman cebinizde olmalı; gerektiğinde istifa edip savcının kapısını çalmak bir zulüm olmamalı.)

Soruşturmalarda dikkat edilecek bir diğer konu, iletişimde şeffaflığın ve iş birliğinin “gerektiği kadar” sürdürülmesidir. Konuyu anlamaya çalışan düzenleyici kuruma karşı yapılabilecek en büyük hata; kendi önyargılarınız çerçevesinde yönlendirmeye başvurmanız ve böylece kendi doğrularınızı karşı tarafa aktarmaya çalışmanızdır. Şunu net olarak anlamalısınız: burada soruşturulan konu büyük ihtimalle siz değilsiniz. Ancak firmanızla ilgili olan ve potansiyel olarak sizin sorumluluğunuzda bulunabilecek bulgular vardır. Dolayısıyla herhangi bir bilgi gizlemeye girişmeden, sizden istenen bilgiyi açık, yalın ve gerçek şekilde düzenleyici kuruma sunmanız gerekir.

Burada bahsedilen soruşturmanın özü, güvenilir kanıtlara dayanarak kara para akladığından şüphelendiğiniz bir yönetim kurulu üyesini ihbar etmeniz sonucu, sizin bir anda payını alamayan bir suç ortağı mı, yoksa gerçekten işini yapan örnek bir uyum görevlisi mi olduğunuz olabilir. Her durumda firmanızla aranızda gerilimler yaşanması doğaldır. Önemli olan, yapmanız gerekeni yapmaktır.

Fırtınayı hasarsız atlattığınızda, olaydan çıkardığınız dersleri resmi olarak düzenleyici kuruma da sunmanız gerekir. En hafif ihtimalle, tespit edilen bazı kontrol eksikliklerinin nasıl giderileceği ve risklerin tamamen ortadan kaldırılamasa da nasıl minimize edileceği, düzenleyici kurumların ana gündem maddesi olacaktır. Daha komplike bir adli soruşturmada firmaya ceza kesilmesi söz konusu olsa bile, sorunları erken teşhis edip çözüm geliştirmek, firma lehine hafifletici bir sebep olabilir.

Olayı bir de düzenleyici kurum açısından düşünün. Sorumluluğu altındaki kurumlardan biriyle ilgili bir sorun (ihbar, şüpheli işlem bildirimi, dolandırıcılık vakası veya basit bir müşteri şikâyeti) ortaya çıkıyor. Kurumun bu konuda yazılı dokümanları olmasına rağmen olay gerçekleşmiş. Ayrıca, tüketicinin korunması haklarından uluslararası kara para aklama mevzuatına kadar birçok yasanın muhatabı olan bir kurumda böyle bir olay yaşanıyor. Bu, üçüncü taraflar açısından pek hoş bir durum değildir.

Kurumsal yönetişim, üç günde kazanılan bir beceri değil; yıllar içerisinde finansal kurumların tabi olduğu mevzuatın geliştirilmesi ve reel sektör faaliyetlerinin düzene sokulmasıyla oluşan bir olgudur. Buna ekonomiler ve devletler açısından çok acı kriz tecrübeleri ve acı reçeteler; bireyler açısından da yolsuzluk ve benzeri soruşturmalar, iş kayıpları, cezai müeyyideler dahildir. Unutmayın ki hiçbir soruşturma, sağlam duruşunuz ve doğru yöntemleriniz karşısında mesleğinize gölge düşüremez. Her adımı ciddiyetle yönetirseniz, bu deneyimler sizi daha güçlü bir profesyonel haline getirecektir.